3. Barrierefreie Formulare als PDF
4 Minuten
Barrierefreie, interaktive PDF-Formulare
Diese Checkliste bezieht sich auf Adobe Acrobat Pro/DC (Windows-Version 2020)
Formularfelder erstellen
Ihnen liegt ein barrierefreies PDF-Dokument vor. Ihr Ziel ist nun aber, ein interaktives PDF, ein ausfüllbares Formular zu erstellen.
Dafür müssen Sie zunächst Formularfelder einfügen:
- Fügen Sie mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“ dem PDF-Dokument Formularfelder hinzu.
- Prüfen Sie automatisiert eingefügte Felder. Korrigieren Sie diese Felder ggfs.: Benennen Sie um oder entfernen Sie Felder.
- Bearbeiten Sie die Feldeigenschaften. Prüfen Sie die Tab-Reihenfolge und korrigieren Sie ggfs. die Reihenfolge.
- Machen Sie sachdienliche Angaben in "Quickinfo", der Screenreader liest diese Angaben vor.
- Nehmen Sie im Optionsfeld-Gruppen bei identischer Namens-Benennung plausible, individuelle Optionsfeldauswahl-Benennung vor.
Was tun bei Feldern mit identischen Eingaben?
Wenn Sie Felder nutzen möchten, deren Inhalte automatisch in andere Felder übernommen werden sollen, dann benennen Sie diese identisch.
- Vorteil: Technik funktioniert oft auch in anderen Programmen als dem Adobe Acrobat und dem Acrobat Reader.
- Nachteil: User navigieren auch durch die doppelten Felder, die bereits automatisch gefüllt sind, und wissen ggf. nicht, dass Änderungen auch das vorherige, identisch benannte Feld wieder verändern.
Wie man aus Word ein barrierefreies PDF erzeugt, wird an anderer Stelle dieser Toolbox erklärt.
Achtung „Fehlerkollisionen“!
Es kann sein, dass Acrobat meldet: „Formularfelder mit Tags - fehlgeschlagen“. Der Versuch, das Problem mit den Tags zu lösen, kann nach hinten losgehen.
Es gibt ein Werkzeug „Barrierefreiheit | Formularfelder automatisch taggen“, welches eigentlich das Problem beheben sollte.
ABER die Anwendung des Werkzeugs hat unerwünschte Nebenfolgen: Es behebt den Tags-Fehler, löscht aber alle Informationen, die Word beim Speichern als PDF mitgegeben hat:
- Alternativtexte gehen verloren
- Auszeichnung der Überschriften mit Formatvorlagen geht verloren
Die neu gesetzten Tags sind teils unbrauchbar. Die Barrierefreiheitsprüfung meldet neue Fehler. Für eine Person ohne Spezialwissen sind diese Probleme kaum behebbar.
Tipp: Fehlende Formular-Tags sind das kleinere Übel. Tests zeigen, dass diese Formulare trotzdem im Screenreader gut funktionieren. Nehmen Sie also fehlende Formularfeld-Tags einfach hin.
Tipp: Fehlende Formular-Tags sind das kleinere Übel. Tests zeigen, dass diese Formulare trotzdem im Screenreader gut funktionieren. Nehmen Sie also fehlende Formularfeld-Tags einfach hin.
Es ist nicht ratsam, die Aktion „Formularfelder erkennen“ auszuführen. Bearbeiten Sie besser die Formularfelder und -optionen separat mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“, siehe oben.
Führen Sie keinesfalls die Aktion „Text mithilfe von OCR erkennen“ aus. Diese Funktion arbeitet nicht zuverlässig und zerstört Teile unseres Dokuments. (Getestet bis Version 2020)
Barrierefrei machen
Wichtig: Bitte führen Sie NICHT alle Aktionen in "Werkzeuge | Aktionsassistent | Barrierefrei machen" aus.
Es ist notwendig oder ratsam, folgende Aktionen auszuführen:
Prüfen und ergänzen Sie die Dokumentbeschreibung: Mindestens der Dokumententitel muss enthalten sein. Er sollte aus dem Worddokument übernommen worden sein. Ergänzen Sie optional Thema oder Verfasserin.
- Wählen Sie Optionen für das Öffnen des Formulars
- Legen Sie die Eigenschaft für Tab-Reihenfolge fest.
- Wählen Sie eine Lesesprache.
- Taggen Sie das Dokument.
- Geben Sie Alternativtexte ein.
Es ist nicht ratsam die Aktion „Formularfelder erkennen“ auszuführen. Bearbeiten Sie besser die Formularfelder und -optionen separat mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“, siehe oben.
Führen Sie keinesfalls die Aktion „Text mithilfe von OCR erkennen“ aus. Diese Funktion arbeitet nicht zuverlässig und zerstört Teile unseres Dokuments. (Getestet bis Version 2020)