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Die Hilfe ist das Herzstück des Wegweisers, sie enthält Informationen zu ADAM und zu allen Bausteinen sowie Anleitungen.

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Wie ist ADAM aufgebaut? Kategorien, Workspaces und Ordner

Hier finden Sie Antworten auf folgende Fragen:
Was sind Kategorien?
Kategorien
Kategorien werden in ADAM als Karteikasten dargestellt und geben im Prinzip eine hierarchische Ordnung wieder. In einer Kategorie können sich weitere Unterkategorien befinden.
Die Kategorien entsprechen den uns gemeldeten Organisationseinheiten der Universität Basel.
Beispielsweise existiert die Kategorie ‹Dienstleistungsbereiche›. Eine Unterkategorie wäre da zum Beispiel die ‹IT-Services›.
Kategorien sind also Strukturelemente und nicht eigentliche Objekte und werden teilweise automatisiert aus den Organisationseinheiten abgebildet. Weitere Kategorien können ausschliesslich durch die Administratoren von ADAM angelegt und gepflegt werden.

«Kategorien sind das Zuhause von Workspaces.»

Standard Kategorien, verwaltet durch die IT-Services werden als Karteikasten dargestellt.
Synchronisierte Kategorien für LV-Workspaces werden als Karteikasten mit einem gelben Pfeil dargestellt. Diese Kategorien werden uns vom SAP System gemeldet.

ADAM ist nun so aufgebaut, dass es für alle Fakultäten eine jeweilige Hauptkategorie und für alle unterhalb der Fakultäten angegliederten Departemente Unterkategorien gibt. Bei den Kategorien, welche sich unterhalb von ‹synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces› befinden, haben die IT-Services keinen Einfluss auf Struktur oder Namen, da uns diese Daten von zentraler Stelle zugesandt werden. Diese Kategorien werden auch mit einem anderen Icon dargestellt.

Tipp: Sollten Sie in Ihrem Departement Änderungen an Standard Kategorien oder weitere Unterkategorien benötigen, so muss der Geschäftsführer Kontakt mit dem Service Desk aufnehmen und dies melden. Bei synchronisierten Kategorien muss eine Änderung offiziell via SAP System gemacht werden.
Was sind Workspaces und welche Typen gibt es?
Workspaces
Workspaces werden in ADAM als Karteischubladen dargestellt (synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces sind mit einem gelben Pfeil markiert), da sie Teile einer Kategorie (Karteikasten) sind. Workspaces enthalten die eigentlichen Daten zu einem Thema oder für eine Arbeitsgruppe oder Vorlesung und bilden so eine Arbeitsumgebung für deren Mitglieder. Je nach Zugänglichkeit, Einsatz und Funktionsumfang kann man 3 Typen von Workspaces definieren (siehe auch Workspace-Typen). Auf ADAM werden zwei verschiedene Kategorien unterschieden, in denen die Standard-Workspaces bzw. die Lehrveranstaltungs-Workspaces zu finden sind.

Standard-Workspaces (für Administration und Forschung)
Mitarbeitende der Universität Basel haben die Möglichkeit, Standard-Workspaces zu beantragen. Dazu klickt man unter dem Menupunkt Weitere Funktionen auf Workspaces beantragen.
Standard Workspaces werden in der Regel vom Service Desk oder den Administratoren von ADAM für Sie innert 24h angelegt. 
Workspaces können von jedem Workspace-Manager selbstverständlich umbenannt oder gelöscht werden. Umbennen kann man in den Einstellungen des Workspace, löschen eine Ebene höher, also in der Kategorie, in der alle Workspaces aufgelistet sind. Rechts bei Aktion kann ein Workspace gelöscht werden.

Synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces (LV-Workspaces)
Neben den Standard-Workspaces für administrative Arbeiten und Forschungsgruppen gibt es auch die mit einem gelben Dreieck neben dem Workspace-Icon dargestellten synchronisierten LV-Workspaces. Diese Workspaces sind mit einer Lehrveranstaltung verknüpft, welche im Portal Online-Services des Student Life Cycle Managements (SLCM) erstellt wurde. Der grosse Vorteil von synchronisierten Lehrveranstaltungs-Workspaces ist die automatische Mitgliederverwaltung: Die zur Lehrveranstaltung gehörende Belegliste wird automatisch mit der Mitgliederliste des Workspace abgeglichen. Mitglieder, die belegt haben, befinden sich damit automatisch im Workspace.
Die im Portal services.unibas.ch erstellten Workspaces tragen jeweils den Titel der Lehrveranstaltung und übernehmen auch alle anderen definierten Werte. Dabei werden die Dozierenden der Lehrveranstaltung und die/der StudiengangkoordinatorIn automatisch Manager des jeweiligen Workspace.
Hinweis: Workspaces, welche mit einer Lehrveranstaltung verknüpft sind, sollten immer als synchronisierte LV-Workspace in den Online-Services beantragt werden.
Immer restricted
Synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces sind immer restricted Workspaces, unterliegen also immer einer Zugriffsberechtigung.
Im Gegensatz zu den händisch beantragten Standard-Workspaces werden bei synchronisierten LV-Workspaces die Mitglieder via SLCM, also Online-Services, abgeglichen. Dies bedeutet Folgendes:
  • Belegt ein/e Student/in während der ordentlichen Belegzeit, die mit dem synchronisierten Workspace verknüpfte Lehrveranstaltung über Online-Services, so wird er/sie automatisch in der folgenden Nacht als Mitglied mit Leseberechtigung (Reader) im betreffenden synchronisierten LV-Workspace eingeschrieben. Auf diese Art und Weise eingeladene Mitglieder können zwar ausgeladen werden, werden aber in der darauffolgenden Nacht gleich wieder als Reader eingetragen.
  • BezahlhörerInnen werden ebenfalls dem synchronisierten Workspace zugeordnet, nicht aber normale HörerInnen.
  • HörerInnen müssten Sie, falls diese Zugriff auf die Unterlagen haben sollen, von Hand in den synchronisierten Lehrveranstaltungs-Workspace einladen.
Löschen (lassen)
Synchronisierte LV-Workspaces werden, wie andere Standard Workspaces auch, erst dann gelöscht, wenn über eine sehr lange Zeit kein Zugriff mehr stattfand.
Die Manager eines synchronisierten LV-Workspaces können diesen selbst löschen, sobald das jeweilige Semester, in welchem die Lehrveranstaltung stattfand, zu Ende ist. Dies geschieht eine Ebene höher, also in der Kategorie, in der alle Workspaces aufgelistet sind. Rechts bei Aktion können Sie Ihren Workspace löschen.
Hinweis: Zur Zeit werden synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces mindestens 8 Semester behalten.

Eigenschaften von Workspaces
Workspaces, ob standard oder synchronisiert, haben verschiedene Eigenschaften: Einen Namen, eine Beschreibung, einen Typ (siehe auch nächsten Abschnitt) und eine Mitgliedergruppe, welche auf den Workspace zugreifen darf. Wie die einzelnen Mitglieder dieser Mitgliedergruppe zum Recht kommt, dem Workspace beizutreten, ist in den Zutrittsregeln angegeben.
Es gibt, je nach dem für welchen Workspace Typ Sie sich entscheiden, 6 verschiedene Arten, wie registrierte ADAM-BenutzerInnen Zutritt zu einem Workspace erhalten und somit ein Workspace-Mitglied werden (die ersten 5 gelten meist nur für Standard Workspaces):
  1. Direkt ohne eine Kontrolle,
  2. durch Anfrage an einen Workspace Manager,
  3. durch Einladung durch einen Workspace Manager,
  4. durch Selbstregistrierung mit einem Passwort,
  5. oder Selbstregistrierung mit einem Registrierungslink
  6. oder durch Belegen einer Lehrveranstaltung.
Grössenbeschränkung von Workspaces
Es gibt zur Zeit eine Grössenbeschränkung für Benutzer von 5000 MB. Dies ist eine Soft-Quota, d.h. Sie werden informiert, dass Sie mehr als 5000MB in Ihrem Account verbrauchen. Die IT-Services informieren Benutzer mit überschrittenem Quota und passen die Quota an oder verwarnen den Benutzer bei ekzessiven Datenmengen.

Drei verschiedene Workspace-Typen
Je nach Zugänglichkeit gibt es bei den Standard-Workspaces drei verschiedene Typen (public, restricted, hidden restricted). Die synchronisierten Lehrveranstaltungs-Workspaces sind Standard-Workspaces vom Typ restricted, die zusätzlich eine Syncrhonisation der Mitglieder mit der Belegliste ermöglichen.

Hinweis: Der Typ, der bei der Beantragung des Standard-Workspace gewünscht wurde, bleibt bestehen und kann allenfalls auf Anfrage beim ITS-ServiceDesk geändert werden.
Bei den synchronisierten Lehrveranstaltungsworkspace bleibt der Typ immer restricted (Standard) und kann nicht geändert werden.

Workspaces vom Typ ‹Public›
Workspaces vom Typ ‹Public› oder einfach öffentliche Workspaces sind öffentliche, frei zugängliche Workspaces, unterliegen also keiner Zutrittsregelung und sind von der ganzen Welt, inklusive Suchmaschinen wie Google, auffindbar und lesbar.
Diese Art von Workspace eignet sich also nur für Inhalte, welche Sie auch sonst frei aufs Internet stellen würden. Dies bedeutet insbesondere, dass die Urheberrechte der Daten, welche Sie in solche Workspaces legen, Ihnen gehören. Achten Sie hier auch auf Altersfreigaben oder andere Einschränkungen.
Ein Beispiel für einen Public Workspace ist der Workspace ‹ADAM Hilfe und Infos› wo Sie dieses Handbuch, welches durch das IT-Services WApp Team geschrieben wurde, gefunden haben. Jede Art von Unterlagen, welche Sie selbst erstellt haben und keine Urheberrechtlich geschützten Teile enthält, kann mit einem Public Workspace verteilt werden, wenn Sie dies möchten.

Workspaces vom Typ ‹Restricted›
Im Gegensatz zu öffentlichen Workspaces sind Workspaces vom Typ ‹Restricted› durch eine Zutrittsregel geschützt, d.h. nur Benutzer mit bestimmten Eigenschaften erhalten lesenden oder schreibenden Zugriff auf die Daten innerhalb des Workspaces.
Standard Workspaces enthalten typischerweise Daten, welche sensitiv oder vertraulich sind.

Workspaces vom Typ ‹Hidden (restricted)›
Workspaces vom Typ ‹Hidden› oder Hidden restricted Workspaces sind nichts anderes als Restricted Workspaces mit der Einschränkung, dass dieser Typ von Workspace nicht in den Kategorien erscheint. Hidden Workspaces sind also für den normalen Benutzer von ADAM unsichtbar.
Einzige Möglichkeit, dass Benutzer den Workspace zu sehen bekommen ist, dass der Workspace Manager diese Benutzer explizit zu dem Workspace einlädt. Daraufhin erscheint der Workspace dem Benutzer auf seinem Persönlichen Schreibtisch, unter ‹Meine Workspaces und Gruppen›.
Hidden Workspaces sind also für sensitive oder vertrauliche Daten zu benutzen, von deren Existenz Sie anderen Benutzern nichts wissen lassen möchten.

Synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces (LV-Workspaces) 
Siehe oben bzw. hier Workspace-Typen.
Was sind Ordner und welche Typen gibt es?
Ordner
Ordner dienen der Strukturierung innerhalb eines Workspaces und können nahezu beliebig tief verschachtelt werden. Ordner können nur durch Workspace Manager und Workspace Contributors erstellt und bearbeitet werden.
Ordner haben auch Eigenschaften: Titel, Beschreibung und Typ. Während die ersten beiden Eigenschaften selbsterklärend sein dürften, ist es der Typ nicht.

Der Typ Standard erzeugt Standard-Rechteeinstellungen für Ordner, d.h. der Ordner und dessen Inhalt sind von allen Workspace Mitgliedern (Manager, Contributor und Reader, resp. anonyme Benutzer in öffentlichen Workspaces) sicht- und lesbar.

Der Typ Private hingegen erlaubt es nur, dass der Inhalt für Workspace Manager und Contributors sichtbar ist.
Ein Ordner vom Typ Private eignet sich also beispielweise für Aufgabenlösungen oder Arbeitsanweisungen für Tutoren (diese werden im Normalfall als Contributor zum Workspace eingeladen).

Der Typ Post-Box ist gedacht, um Studierenden, welche normalerweise nur Reader in einem Workspace sind, die Möglichkeit einzuräumen, auch Dateien hochladen zu können. Dieser Typ von Ordner funktioniert wie ein Rückgabeorder wo die Studerenden Dateien hochladen können, die Dateien anderer Studierender aber nicht sehen. Der Workspacemanager oder Contributor dagegen sieht den gesamten Inhalt des Ordners. Eine Alternative zum Post-Box-Ordner bietet der Baustein Übung, mit dem sich Abläufe bei Aufgaben und Übungen vorbereiten, verteilen, einsammeln und bewerten (lassen).

Ordner können allgemein auch automatisch durch hochladen von ZIP Dateien, welche eine Ordnerstruktur beinhalten, angelegt werden oder durch kopieren oder verschieben aus anderen Workspaces erstellt werden.
Sie können den Typ eines Ordners im Nachhinein ändern. Sollten Sie dennoch den Inhalt, beispielsweise eines Private Ordners, anderen Mitgliedern zugänglich machen wollen, so kopieren Sie die Daten einfach in einen neuen Ordner vom Typ Standard.
Ordner können auch zeitlich beschränkt sein: Dazu gehen Sie bei den ‹Aktionen› neben dem Ordnerobjekt auf Verfügbarkeit und geben dort den Zeitraum an in welchem der Ordner verfügbar sein soll. Manager des Workspaces sehen die Ordner immer auch wenn eine zeitliche Verfügbarkeit angegeben wurde.
Icons
Standard-Kategorie (enthält Standard-Workspaces für Administration und Forschung)
Synchronisierte Kategorie (enthält synchronisierte Lehrveranstaltungs-Workspaces; Strukturierung gemäss den Organisationseinheiten der HR-Abtelung)
Standard-Workspace für Administration und Forschung
Synchronisierter Lehrveranstaltungs-Workspace (LV-Workspace)
Anleitung (PDF-Version)
Weiterführende Informationen
Anleitung zum Baustein Ordner

Last edited: 16. Dec 2020, 16:12, Röder, Heidi [heidi.roeder@unibas.ch]


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