Weitere Infos und Basics zu ADAM

Dieses Wiki enthält grundlegende Informationen zu ADAM, den Bausteinen (Objekten) sowie Anleitungen.

Reiter

Funktionen

Umgang mit veralteten Daten und Kursen

  • Ab und zu verlieren Daten ihre Gültigkeit und sind einfach veraltet. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie alte Dateien löschen oder ausserhalb von ADAM archivieren können.
  • Auch ganze Kurse können durch einen Kursadministrator selbst gelöscht werden.
  • Bitte löschen Sie nicht mehr gebrauchte, veraltete Dateien, Kurse und E-Mails in ADAM. Sie helfen uns damit, den belegten Dateinspeicher zu minimieren und so ADAM etwas schneller zu machen.
  • Wir führen ab dem Frühjahrsemester 2025 täglich eine automatisierte Bereinigung von alten Daten durch. Bei diesem sogenannten Lifecycle-Management werden Kursadministratoren über veraltete, d. h. Kurse, die älter als 6 Jahre sind, und über nicht mehr genutzte Kurse informiert. Ebenso werden externe Benutzer auf ihre Inaktivität aufmerksam gemacht, wenn sie Ihr Benutzerkonto mehr als 2 Jahre nicht mehr gebraucht haben.
  • Wie Sie noch benötigte Unterlagen aus Ihren Kursen herunterladen oder in einen anderen bestehenden Kurs umziehen können, erfahren Sie weiter unten.
Um eine einzelne Datei oder einen einzelnen Baustein (Objekt) in ADAM zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Rechts neben der Datei oder dem Baustein befindet sich das Aktionsmenü (Pfeil nach unten). 
  • Wählen Sie dort Löschen aus.
  • Bestätigen Sie die Löschung.
  • Danach wird die Datei oder der Baustein gelöscht.
Um mehrere Dateien oder Bausteine zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  • Wählen Sie im Kurs beim Reiter Inhalt den Unterpunkt Verwalten.
  • Sie sehen nun die Liste der Dateien und anderen Objekte. 
  • Wählen Sie nun alle zu löschenden Objekte aus, indem Sie die Checkbox aktivieren.
  • Alternativ können Sie zuunterst auch alle auswählen.
  • Wählen Sie danach Löschen.
  • Nach einer nochmaligen Bestätigung, werden dann alle ausgewählten Objekte gelöscht.
Bitte beachten Sie, dass wir einmal gelöschte Objekte nur auf begründete Anfrage wiederherstellen!
Um einen Ihrer Kurse (ein Kurs, in dem Sie Kursadministrator sind) zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  • Gehen Sie in Ihren Kurs. 
  • Gehen Sie dann anhand der Navigationspfad (Breadcrumb-Navigation) in die darüberliegende Kategorie.
  • Dort sehen Sie nun alle Kurse in dieser Kategorie.
  • Klicken Sie rechts neben dem zu löschenden Kurs auf das Aktionsmenü (Pfeil nach unten).
  • Wählen Sie Löschen aus.
  • Vergewissern Sie sich, dass es sich bei dem zu löschenden Kurs um den richtigen handelt und bestätigen Sie dann das Löschen.
  • Der Kurs ist nun endgültig gelöscht.
Bitte beachten Sie, dass wir einmal gelöschte Kurse nur auf begründete Anfrage wiederherstellen!
  • ADAM ist kein Archivierungssystem. Daher werden alte Kurse auf ADAM, Gruppen und Umfragen in den ADAMtools sowie Benutzerkonten und E-Mails nach Ablauf ihres Lebenszyklus gelöscht. Die genauen Lebenszyklen entnehmen Sie bitte aus den unten aufgeführten Punkten.
  • Alle Kurse, egal ob Kurse mit synchronisierter oder manueller Mitgliederverwaltung werden nach 12 Semestern (6 Jahren ab Erstellungsdatum) automatisch für die Löschung vorgesehen.
  • Die Kursadministratoren, der für die Löschung vorgesehenen Kurse, werden 60 Tage zuvor per E-Mail informiert.
  • 30 Tage vor der endgültigen Löschung wird per E-Mail eine Erinnerung an die Kursadministratoren verschickt.
Kurse mit synchronisierter Mitgliederverwaltung
  • Kurse, welche älter als 12 Semester (also 6 Jahre) sind, werden für die Löschung vorgesehen.
  • 60 Tage vor der geplanten Löschung werden die Kursadministratoren der Kurse per E-Mail informiert und 30 Tage vor Löschung nochmals daran erinnert. Die geplante Löschung kann nicht verschoben oder abgebrochen werden.
  • Inhalte, welche weiterhin gebraucht werden, sollen in einen anderen Kurs verschoben oder heruntergeladen werden.
  • Alle Kurse ohne Inhalte und ohne gültige Kursadministratoren werden ohne Nachfrage gelöscht.
Kurse mit manueller Mitgliederverwaltung
  • Kurse, welche älter als 12 Semester (also 6 Jahre) sind, werden für die Löschung vorgesehen.
  • 60 Tage vor der geplanten Löschung werden die Kursadministratoren der Kurse per E-Mail informiert und 30 Tage vor Löschung nochmals daran erinnert. Die geplante Löschung kann nicht verschoben oder abgebrochen werden.
  • Bei einer Löschung sollen Inhalte, welche weiterhin gebraucht werden, in einen anderen Kurs verschoben oder heruntergeladen werden.
  • Alle Kurse ohne Inhalte und ohne gültige Kursadministratoren werden ohne Nachfrage gelöscht.
Gruppen und Umfragen in den ADAMtools
Auch für Gruppen und Umfagen bei den ADAMtools wird es ein Lifecycle-Managment geben; allerdings ist hier eine Lebensdauer von 2 Semestern (1 Jahr) vorgesehen:
  • Gruppen und Umfragen auf ADAMtools, welche älter als 2 Semester (also 1 Jahr) sind, werden für die Löschung vorgesehen.
  • 60 Tage vor der geplanten Löschung werden die Besitzer der Gruppen und Umfragen per E-Mail informiert und 30 Tage vorher nochmals erinnert. 
  • Sollten Inhalte von Gruppen oder Umfragen weiterhin für längere Zeit gebraucht werden, so empfehlen wir,
    • die Gruppe erneut anzulegen und die Inhalte zu verschieben oder die Gruppe zu kopieren bzw.
    • bei weiterhin gebrauchten Umfragen die Umfrage einfach via Aktionsmenü zu kopieren.
Benutzerkonten
  • Grundsätzlich bleiben Benutzerkonten in ADAM so lange bestehen, wie der Benutzer ADAM verwendet.
  • Im Falle von Benutzerkonten von Studierenden und Mitarbeitenden der Universität Basel gilt, dass deren Benutzerkonten ein Jahr nach Beendigung ihres Studiums oder ihrer Beschäftigung an der Universität Basel gelöscht werden.
  • Benutzerkonten von externen Benutzern, also Privatpersonen oder Angehörigen anderer an den AAI-Verbund angeschlossenen Organisationen, werden nach 2 Jahren Inaktivität für die Löschung vorgesehen. Diese Benutzer werden 60 Tage vorher informiert und haben die Möglichkeit durch erneutes einloggen in ADAM diesen Vorgang um weitere 2 Jahre zu verlängern.
  • Benutzerkonten von externen Benutzern, welche keine Zuordnung zu einem Kurs oder einer ADAMtools-Gruppe haben und seit mehr als 2 Jahren nicht mehr in ADAM eingeloggt waren, werden ohne Nachfrage gelöscht.
E-Mails von Benutzern
  • Die auf ADAM gespeicherten E-Mails werden 1 Jahr nach Eingang gelöscht.
  • Alle E-Mails werden immer an die eingetragene E-Mail-Adresse des Benutzerkontos weitergeleitet und sind daher auf ADAM selbst bloss als Sicherheits-Kopie abgelegt.
Daten im System-Papierkorb
  • Kurse, Objekte/Bausteine oder gelöschte E-Mails werden in den Papierkorb des Systems verschoben.
  • Inhalte werden 1 Jahr nachdem sie in den Papierkorb gelegt wurden, endgültig aus dem System gelöscht.
  • Inhalte aus dem Papierkorb können auf Begründung wiederhergestellt werden. Dazu erstellen Sie bitte beim Service Desk der IT-Services eine Anfrage. Beachten Sie aber, dass Kurszugehörigkeiten (also Mitgliederliste) nicht wiederhergestellt werden kann.
Einzelne Datei herunterladen
Sofern es sich bei dem Objekt um eine Datei (PDF, Word,Excel, etc.) handelt, können Sie die Datei einfach mit einem Klick auf den Titel herunterladen.
Andere Objekte wie Lernmodule oder Tests lassen sich nicht direkt herunterladen. Solche Objekte müssen exportiert oder in einen anderen Kurs übernommen werden. Siehe dazu die weiteren Abschnitte.
Mehrere Dateien oder einen ganzen Ordner herunterladen
Um mehrere Dateien oder ganze Ordner herunterladen zu können gehen Sie wie folgt vor:
  • Im Reiter Inhalt wählen Sie oben 'Verwalten' aus.
  • Nun können Sie mehrere Objekte auswählen und danach unten die geeignete Aktion auswählen.
  • Um die Objekte herunterzuladen, wählen Sie die Option 'Herunterladen' aus.
  • Danach wird im Hintergrund eine ZIP-Datei mit allen Daten zusammen gebaut. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhalten Sie in der Nachrichtenzentrale  (Glockensymbol) den Hinweis, dass ein Background Task abgeschlossen ist.
  • Mit einem Klick auf den Tasktitel und anschliessend auf die Datei, kann das ZIP-Archiv heruntergeladen werden.
Wenn Sie einen kompletten Ordner, samt dessen Inhalt herunterladen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
  • Klicken Sie auf den Aktionspfeil rechts vom Ordnertitel.
  • Wählen Sie die Option 'Download'.
  • Es wird nun im Hintergrund als Background Task eine ZIP-Datei erstellt.
  • Sobald die ZIP-Datei mit den gesamten Inhalten des Ordners erstellt wurde, erhalten Sie in der Nachrichtenzentrale (Glockensymbol) den Hinweis, dass die Datei erstellt wurde.
  • Mit einem Klick auf den Tasktitel und anschliessend auf die Datei, kann das ZIP-Archiv heruntergeladen werden.
Einen ganzen Kurs exportieren
Es kann auch ein kompletter Kurs exportiert werden. Dabei wird eine XML Datei erstellt, welche den kompletten Kurs enthält. Diese XML Datei kann dazu gebraucht werden den Kurs in eine andere ILIAS Installation zu importieren oder einen neuen Kurs anhand der Inhalte der XML Datei neu zu erstellen.
Um einen Kurz zu exportieren, gehen Sie in den Reiter Export und klicken Sie dort auf den Knopf 'Exportdatei erzeugen (XML)'.
Im nächsten Schritt, wählen Sie aus, welche der Objekte exportiert werden sollen und ob eine schon verwendete Exportdatei überschrieben oder neu erstellt werden soll. Objekte, welche nicht exportiert werden sollen, können bei der Auswahl 'Auslassen' übersprungen werden.
Klicken Sie danach auf den Knopf 'Export starten'.
Nun wird eine Exportdatei erstellt, welche nach Abschluss dann heruntergeladen werden kann.
Daten aus einem Kurs in einen anderen Kurs übernehmen
Um Daten von einem Kurs, in welchem Sie die Rolle Kursadministrator inne haben, in einen anderen Kurs zu kopieren oder zu verschieben, müssen Sie lediglich im Ziel-Kurs im Reiter Inhalt auf die Verwalten-Ansicht umschalten (Klick auf 'Verwalten').
Danach können Sie mit einem Klick auf den Knopf 'Inhalte übernehmen' alle Inhalte aus einem anderen Kurs, den Sie dann in der Baumnavigation auswählen jeweils kopieren, verschieben, veknüpfen oder auslassen.

Zuletzt geändert: 3. Dez 2024, 09:02, ADAM, Admin [adm-francz]